ANEMOS
Le Groupe Anemos poursuit sa transformation digitale avec la mise en place des solutions de recouvrement Clearnox et de signature electronique Sell&Sign
Créé en 2006, le Groupe Anemos compte plus de 200 collaborateurs et regroupe un ensemble de sociétés spécialisées dans l’hygiène et le traitement de l’air. La PME bretonne poursuit une stratégie de développement établie autour de trois piliers fondateurs : écologie, innovation, performance.
Le groupe gère le back-office des différentes structures ce qui permet à leurs dirigeants de se concentrer sur leur cœur de métier et le développement de l’activité. L’équipe du groupe rassemble toutes les compétences nécessaires pour prendre en charge la finance, la communication, l’IT et les achats hors métiers, ainsi que les nouveaux projets. Cette synergie permet à chaque structure du Groupe de bénéficier de moyens (financiers, humains…) plus importants et donc d’accélérer leur croissance.
En 2017, le Groupe Anemos commence à échanger avec OGI autour de la remise à plat de la solution Cegid, puis progressivement de faire évoluer ses activités vers plus de digitalisation. Cette transformation digitale vise plusieurs objectifs : gagner du temps sur les tâches à faible valeur ajoutée, éviter les risques d’erreurs, et apporter des outils modernes et intuitifs pour les collaborateurs.
Il est important pour nous d’offrir à nos équipes des outils sur lesquels il est agréable de travailler et de permettre à l’ensemble des collaborateurs d’accéder à leurs bulletins de paie ou de déposer leurs demandes de congés sur des applis simples et ludiques.
Sébastien Bocquet
Fondateur du Groupe Anemos
« Il est important pour nous d’offrir à nos équipes des outils sur lesquels il est agréable de travailler et de permettre à l’ensemble des collaborateurs d’accéder à leurs bulletins de paie ou de déposer leurs demandes de congés sur des applis simples et ludiques : cela participe de notre image employeur et c’est gagnant-gagnant, à la fois pour la performance de l’entreprise mais aussi pour les collaborateurs. » explique Sébastien Bocquet, fondateur du Groupe Anemos.
« En outre, notre entreprise est reconnue pour sa politique sociale et environnementale. Le zéro papier est en ligne directe avec nos préoccupations métiers, notamment la gestion efficace des déchets. C’est un point sur lequel nous avons une réelle volonté de continuer à progresser et c’est dans ce sens que va notre transformation digitale. » complète-t-il.
MISE EN PLACE DE LA SOLUTION DE RECOUVREMENT CLEARNOX
Après la dématérialisation des processus RH et paie, du cycle comptable fournisseurs, c’est le double volet gestion de la trésorerie – recouvrement qui est revu et optimisé.
« Les associés sollicitaient plusieurs fois par semaine l’équipe finance pour obtenir des informations, notamment sur la trésorerie. Nous souhaitions pouvoir suivre l’évolution des positions de trésorerie de chaque entité de manière centralisée et y donner accès aux différentes personnes concernées. De plus, nous avions dans l’idée d’automatiser et de suivre les relances clients pour optimiser notre niveau de trésorerie. » indique Sébastien Bocquet.
Après étude du marché, l’équipe d’OGI a sélectionné la solution Clearnox. Outre la vision synthétique du recouvrement donnée par le tableau de bord, cet outil permet également d’automatiser les messages de relance, et indique une « note » de payeur pour chaque client, qui va s’affiner au fur et à mesure de l’expérience du logiciel.
« Chaque matin, où que je sois, je peux consulter le niveau de trésorerie de l’entreprise et suivre l’état d’avancement des relances, en temps réel. C’est très rassurant de disposer de ces informations : pas de surprises, dans un sens ou dans l’autre, et cela permet d’agir avec une pleine connaissance de la situation. Et tous les associés ont désormais un accès direct à ces informations. » témoigne le dirigeant.
Des interfaces ont été développées par l’équipe OGI entre Clearnox, la comptabilité Cegid et la solution de trésorerie Kyriba qui centralise les positions de trésorerie provenant des différents établissements bancaires, pour donner une vision complète de la situation financière.
« Cette étape d’interfaçage demande un peu de temps par rapport à la simplicité d’intégration de la solution. Mais il est important de définir précisément le processus cible pour pouvoir construire une architecture SI qui réponde pleinement aux attentes. L’accompagnement d’OGI prend notamment tout son sens sur cette étape, et c’est d’autant plus appréciable que la collaboration s’est faite naturellement, de manière fluide et efficace. » reconnait Sébastien Bocquet.
Chaque matin, où que je sois, je peux consulter le niveau de trésorerie de l’entreprise et suivre l’état d’avancement des relances, en temps réel. C’est très rassurant de disposer de ces informations : pas de surprises, dans un sens ou dans l’autre, et cela permet d’agir avec une pleine connaissance de la situation. »
Sébastien Bocquet
Fondateur du Groupe Anemos
MISE EN PLACE DE LA SOLUTION DE SIGNATURE ELECTRONIQUE SELL&SIGN
De par son activité, le Groupe Anemos emploie beaucoup d’intervenants avec un taux de turn-over important, notamment pendant les périodes de congés. La gestion des contrats de travail et avenants représente un volume d’environ 600 dossiers par an ce qui engendre des lourdeurs administratives, notamment dues aux délais de signature, et présente un risque réel en cas de défaillance.
Récemment mise en place, la solution de signature électronique Sell&Sign facilite le travail de l’équipe RH en dématérialisant l’envoi du contrat et évite des déplacements inutiles à l’employé. La solution permet aussi à l’équipe RH de suivre plus efficacement l’avancement des tâches, avec notamment des alertes en cas de non-signatures, mais aussi des relances automatiques. C’est plus de simplicité et d’efficacité au quotidien.
« Cela nous permet en outre de faire évoluer les collaborateurs RH vers des missions plus valorisantes, moins répétitives, et d’éviter une perte de motivation à moyen-terme. » complète Sébastien Bocquet.
UNE RELATION DE CONFIANCE AVEC OGI
« Notre logique commune, c’est de travailler ensemble sur le long-terme. L’équipe OGI nous apporte un réel conseil car ils nous connaissent bien : c’est là toute la vertu de bâtir une relation solide qui tient davantage du partenariat que de la simple relation client-fournisseur. Cela nous permet de prendre des décisions d’investissement en toute confiance. Et ce conseil est d’autant plus important que nous n’avons pas les compétences techniques pour identifier et évaluer les solutions sur le marché. S’ils n’étaient pas là, nous n’aurions pas pu avancer aussi vite. » affirme le dirigeant.
L’équipe OGI nous apporte un réel conseil car ils nous connaissent bien : c’est là toute la vertu de bâtir une relation solide qui tient davantage du partenariat que de la simple relation client-fournisseur
Sébastien Bocquet
Fondateur du Groupe Anemos
« OGI nous accompagne au quotidien : ils font le lien avec l’éditeur avant, pendant et après la mise en place pour que la solution soit parfaitement opérationnelle et la faire évoluer. C’est notre état d’esprit : on digitalise et on fait évoluer car rien n’est définitivement fini, nos besoins évoluent, à l’instar des technologies. Et c’est appréciable de pouvoir avancer avec OGI à nos côtés. » conclut-il
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