Beausoleil

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L'agence Beausoleil optimise la gestion de son activité avec l'ERP Cegid.

SOLUTIONS MISES EN PLACE
    • Yourcegid
INDICATEURS CLÉS
    • Créé il y a 35 ans
    • Installé à Rennes 

En se dotant de Yourcegid, cette agence de communication a non seulement dynamisé sa gestion commerciale et sa gestion d’affaires. Mais elle a aussi nettement amélioré le service rendu à ses clients, composés essentiellement de grandes enseignes de distribution.

Créée il y a plus de 35 ans, Beausoleil est une agence de communication spécialisée dans l’animation des points de vente et la communication des grandes enseignes de distribution nationales. “Notre credo, c’est de sublimer les outils de promotion de nos clients pour les rendre plus efficaces, tout en les déchargeant des contraintes de suivi et de logistique”, explique Christian Teffaut, Président de Beausoleil.

Installée à Rennes (35), l’agence travaille essentiellement pour de grandes enseignes organisées en réseau (Bonobo, Sergent Major, Cache Cache, Pizza Del Arte, Maison de la Presse ou encore Darjeeling), auxquelles elle fournit aussi bien du matériel PLV (Théâtralisation de vitrines de magasins, Kakemonos …), que des catalogues, flyers, et outils de marketing direct …

Priorité à la qualité de service

Pour servir cette clientèle exigeante, Beausoleil peut s’appuyer sur la culture créative de ses équipes et le savoir-faire de ses fournisseurs. Mais il lui faut aussi des outils de gestion performants. « Dans une activité comme la nôtre, la notion de qualité de service est essentielle. Pour garantir un rapport qualité-prix-service-délais toujours irréprochable, nous avons absolument besoin d’un système d’information moderne et qui facilite le partage de l’information au sein de l’entreprise », confie Christian Teffaut.

Dans une activité comme la nôtre, la notion de qualité de service est essentielle. Pour garantir un rapport qualité-prix-service-délais toujours irréprochable, nous avons absolument besoin d’un système d’information moderne et qui facilite le partage de l’information au sein de l’entreprise.

Christian Teffaut

Président de Beausoleil

Or, en 2010, lorsque ce manager aguerri reprend les commandes de l’agence, il n’existe en interne qu’un logiciel de facturation et une comptabilité obsolètes.

« Ces outils ne communiquaient pas entre eux. De nombreuses informations devaient être ressaisies dans Excel pour assurer le suivi de chaque commande. Et leur maintenance et développement n’étaient plus assurés. Il fallait vraiment en changer ! ».

Après avoir consulté OGI, un expert en progiciels de gestion et infrastructures bien implanté dans l’ouest de la France, Christian Teffaut opte très vite pour Yourcegid Services. « Le choix s’est fait très naturellement: le logiciel intégrait toutes les fonctions que nous recherchions. Et OGI nous garantissait, en plus, une reprise de toutes nos bases de données, clients et fournisseurs ».

Un système d’information global

L’agence s’est dotée des modules Comptabilité et Gestion d’affaires avec option Achats. Elle dispose ainsi d’un système d’information global, avec un référentiel de données unique, bien adapté à son métier, puisqu’il lui permet de chaîner automatiquement les différentes étapes de suivi de chaque affaire. « De la demande client à la facturation, en passant par le devis fournisseur, plus  aucune ressaisie  d’informations n’est nécessaire. Cela nous fait gagner un temps précieux et limite les risques d’erreurs ».
Un système d’alerte en comptabilité permet, en outre, de facturer immédiatement chaque dossier validé par un chef de projet. « Fini les retards de facturation, qui mettaient à mal la trésorerie ! », se félicite Christian Teffaut.

Le choix s’est fait très naturellement: le logiciel intégrait toutes les fonctions que nous recherchions. Et OGI nous garantissait, en plus, une reprise de toutes nos bases de données, clients et fournisseurs.

Christian Teffaut

Président de Beausoleil

Même si elle ne fabrique rien en interne, l’agence souhaitait également une solution qui intègre une logique de production. La nomenclature de l’offre lui a permis de créer sa propre base de données produits. Et la gestion de calendrier s’avère être un précieux outil pour chaque chef de projet en charge de plusieurs  dizaines de dossiers clients en parallèle.

Un meilleur partage des informations

Autre avantage majeur apporté par le nouvel outil : la traçabilité de l’information. « Nous bénéficions aujourd’hui d’un suivi complet de chaque commande, depuis son émission jusqu’à sa facturation et sa livraison, à partir d’un point d’entrée unique dans notre système d’information, auquel tout le monde peut accéder dans l’entreprise. Cette traçabilité est essentielle pour accélérer les prises de décisions et mieux répondre aux attentes de la clientèle ». Elle favorise également les échanges et un meilleur partage entre les différents collaborateurs de l’agence. « Chacun peut s’inspirer du travail des autres et y apporter sa contribution. C’est très stimulant ».

Cette traçabilité est essentielle pour accélérer les prises de décisions et mieux répondre aux attentes de la clientèle.

Christian Teffaut

Président de Beausoleil

Et pas question de s’arrêter en aussi bon chemin ! L’intégration programmée de toutes les bases de prospects dans l’outil Cegid permettra bientôt à Beausoleil de  développer une vraie gestion de la relation client au niveau de chaque service et de mieux travailler les contacts. L’agence envisage, en outre, de mettre en place un workflow afin que chaque client puisse suivre en temps réel l’évolution de sa  commande sur un intranet dédié.

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