GIBOIRE

giboire-OGI

Le groupe Giboire dématérialise ses factures fournisseurs et optimise son organisation, grâce à la solution Yooz mise en oeuvre par OGI.

SOLUTIONS MISES EN PLACE
    • Yooz / Dématérialisation achats
INDICATEURS CLÉS
    • Environ 200 collaborateurs
    • CA annuel supérieur à 100 millions €
    • XX factures

Le groupe Giboire, expert des métiers de l’immobilier, est un groupe familial d’environ 200 collaborateurs qui évolue sur toute la région Bretagne et Pays de Loire et, plus récemment, en région parisienne.

Au quotidien, le groupe Giboire bâtit, achète, vend, loue et gère des projets immobiliers pour le compte de professionnels et de particuliers.

Fidèle à son engagement d’exigence, le groupe mène une réflexion régulière pour faire évoluer son organisation et répondre aux attentes de ses clients avec toujours un coup d’avance.

Dans cette perspective, le groupe Giboire souhaitait repenser de manière globale l’organisation et les processus de traitement des factures fournisseurs, depuis l’enregistrement jusqu’au paiement.

Historiquement, les factures d’achats arrivaient dans les différents services du groupe avant d’être transmises au service comptabilité.

« Notre volonté était d’automatiser les tâches répétitives et à faible valeur ajoutée, de diminuer les temps de traitement des factures, de fiabiliser nos circuits de validation et enfin, d’avoir une vision plus pertinente de notre encours » explique Nicolas Remaud, directeur Organisation Digital et Satisfaction Client. « Nous voulions également renforcer la traçabilité des factures pour supprimer tout risque de perte de factures ou de saisie en urgence en cas de relance d’un fournisseur » complète-t-il.

Notre volonté était d’automatiser les tâches répétitives et à faible valeur ajoutée, de diminuer les temps de traitement des factures, de fiabiliser nos circuits de validation et enfin, d’avoir une vision plus pertinente de notre encours.

Nicolas Remaud

Directeur Organisation Digital et Satisfaction Client

Une collaboration tripartite efficace

Le groupe Giboire s’est intéressé aux solutions de dématérialisation des factures qui permettent d’atteindre ces objectifs d’optimisation et d’efficacité des processus.

 « Nous souhaitions disposer d’une solution intuitive et simple d’utilisation au quotidien, facile à déployer et à intégrer au reste de notre système d’information, en mode SaaS pour ne pas avoir à gérer les problématiques d’installation et de mises à jour » explique Nicolas Remaud.

Après examen des différentes solutions présentes sur le marché, le groupe Giboire a étudié la solution Yooz, présentée par OGI. « L’équipe OGI a parfaitement compris nos enjeux de transformation et a su nous proposer une solution innovante, émergente sur le marché français, qui répondait pleinement à nos attentes. » complète Nicolas Remaud. « Au-delà du choix de l’outil, nous avons souhaité collaborer avec OGI, 1er partenaire intégrateur de Yooz et de Cegid en France, avec qui nos précédentes expériences étaient très satisfaisantes » précise-t-il.

« Le tandem Yooz / OGI nous a permis d’atteindre nos objectifs et même d’aller plus loin. » se satisfait Nicolas Remaud. « L’équipe OGI a su mettre en place une collaboration efficace avec l’éditeur, d’un point de vue contractuel et opérationnel, ce qui a facilité l’adaptation de la solution à nos besoins. »

Le tandem Yooz / OGI nous a permis d’atteindre nos objectifs et même d’aller plus loin. L’équipe OGI a su mettre en place une collaboration efficace avec l’éditeur, d’un point de vue contractuel et opérationnel, ce qui a facilité l’adaptation de la solution à nos besoins.

Nicolas Remaud

Directeur Organisation Digital et Satisfaction Client

Un processus amélioré

La mise en place de la solution a permis d’inverser le circuit des factures dans l’organisation. Toute facture est désormais captée dès réception : elle est scannée et intégrée dans l’outil avant d’être transmise pour validation.

 « Une des forces de la solution Yooz est la reconnaissance optique de caractères et sa base de connaissance qui capitalise sur l’expérience des flux générés par tous les clients Yooz. Cela permet de reconnaitre 95% des factures dont celles des grands prestataires nationaux : nous gagnons un temps précieux sur la saisie des factures ! » s’enthousiasme Nicolas Remaud.

Les circuits de validation ont été précisés et paramétrés dans l’outil, ce qui a permis d’améliorer la traçabilité des factures.

En complément de la mise en place de la solution Yooz, l’équipe OGI a développé une interface spécifique avec l’outil comptable Cegid. Cette passerelle permet d’intégrer automatiquement dans Cegid des données issues de la lecture de la facture par Yooz, et de remonter dans Yooz des informations liées au paiement.

Pour aller plus loin, le groupe Giboire a également sensibilisé ses fournisseurs sur les bénéfices d’une digitalisation complète du processus : en leur demandant d’adresser leurs factures par email sur une adresse générique liée à la société à facturer, les factures sont ainsi automatiquement traitées dans Yooz, sans aucune intervention manuelle. L’outil assure directement la lecture de l’email, interpréte la facture en pièce jointe avant de l’intégrer dans le système.

« Cette transformation rendue possible par la dématérialisation nous a permis de restructurer complètement nos processus pour les rendre plus efficaces et performants. » se satisfait Nicolas Remaud. « En outre, les équipes comptables ont véritablement gagné en confort de travail, puisqu’il n’y a plus de saisie de factures d’achats, ce qui leur permet de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. »

Le groupe Giboire envisage désormais d’étendre cette organisation au traitement des factures liées à l’activité opérationnelle en équipant chacune de ses agences d’une YoozBox, la solution connectée de Yooz permettant la numérisation des factures sans ordinateur et sans paramétrage.

Et la collaboration avec OGI sur le terrain de la dématérialisation se poursuit : c’est désormais vers la gestion des notes de frais que Nicolas Remaud et les équipes OGI se tournent, signe d’une collaboration durable.

Cette transformation rendue possible par la dématérialisation nous a permis de restructurer complètement nos processus pour les rendre plus efficaces et performants. » se satisfait Nicolas Remaud. «En outre, les équipes comptables ont véritablement gagné en confort de travail, puisqu’il n’y a plus de saisie de factures d’achats, ce qui leur permet de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Nicolas Remaud

Directeur Organisation Digital et Satisfaction Client

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