Les meilleures solutions de gestion financière pour les besoins de votre entreprise

Voici les signes clés indiquant qu’il est temps de remplacer un logiciel de comptabilité dans une PME :

⚠️ Non-conformité réglementaire

• Le logiciel ne suit plus les évolutions fiscales, sociales ou comptables (ex. : normes FEC, télétransmission, facturation électronique 2026).
• Absence de mises à jour régulières ou de support éditeur.
• Mauvais support de la part de l’intégrateur

🕒 Perte de productivité

• Trop de tâches manuelles (saisie, rapprochements, lettrage).
• Difficulté à produire les états financiers ou les reportings dans les délais.
• Export/import de données fastidieux ou source d’erreurs

 📉 Manque de visibilité financière

• Difficulté à produire des tableaux de bord ou à suivre les indicateurs clés (BFR, trésorerie, marges).
• Absence de fonctionnalités d’analyse ou de prévision.

📈 Croissance ou transformation de l’entreprise

• Le logiciel ne suit plus le volume d’activité, la complexité des opérations ou l’évolution de la structure (filiales, multi-devises, multi-sites).
• Logiciel obsolète, non hébergé dans le cloud, sans sauvegarde automatique.
• Accès limité à distance mal géré.

En tant que DAF en PME, un logiciel de recouvrement peut considérablement améliorer la gestion de votre poste clients. Voici ce que vous pouvez en attendre :

✅ Automatisation des relances

• Programmation de scénarios de relance (email, courrier, appel) selon l’échéance et le profil client.
• Envoi automatique des relances avec personnalisation du ton et du contenu.
• Historique des actions de relance centralisé.

✅ Suivi en temps réel des encaissements

• Visualisation claire des factures échues, en cours ou en litige.
• Tableaux de bord dynamiques : DSO, balance âgée, taux de recouvrement.
• Alertes sur les retards ou comportements à risque.

✅ Collaboration interservices et intégration comptable

• Partage d’informations entre la comptabilité, le commerce et le service client.
• Ajout de commentaires, pièces jointes ou justificatifs sur chaque dossier client.
• Synchronisation avec votre logiciel de comptabilité (intégration quotidienne solde client)

✅ Amélioration de la trésorerie

• Accélération des encaissements.
• Réduction du besoin en fonds de roulement (BFR).
• Meilleure prévision de trésorerie.

Pour sécuriser la clôture comptable d’une PME en tant que DAF, il est essentiel de structurer le processus autour de contrôles rigoureux, d’outils adaptés et d’une planification claire. Voici les leviers clés :

✅ Planification et rétroplanning

• Établir un calendrier de clôture avec des échéances précises (comptes à arrêter, écritures à passer, validations internes).
• Impliquer les équipes comptables, opérationnelles et les tiers (experts-comptables, CAC).

✅ Automatisation et outils

• Utiliser un logiciel comptable avec :
  • Contrôles de cohérence automatisés.
  • Alertes sur anomalies (comptes non soldés, écarts de TVA, etc.).
  • Exports normalisés (exemple FEC)

✅ Contrôles internes

• Mise en place de checklists de clôture (mensuelle, trimestrielle, annuelle).
• Séparation des tâches : saisie, validation, contrôle.

• Conservation des justificatifs pour audit ou contrôle fiscal.
• Écritures sensibles (provisions, régularisations).

✅ Anticipation des évolutions réglementaires

• Suivi des obligations fiscales (TVA, CVAE, IS, etc.).

Préparation à la facturation électronique obligatoire (2026).

En tant que directeur financier, la décision d’internaliser ou non la production de vos liasses fiscales et déclarations dépend de plusieurs facteurs. Voici quelques points à considérer :

1. Coût : L’externalisation peut être coûteuse, surtout si vous avez un volume important de déclarations. Internaliser ces tâches pourrait réduire ces coûts, mais il faut aussi prendre en compte les coûts de recrutement et de formation du personnel, ainsi que l’achat de logiciels spécialisés.
2. Contrôle et flexibilité : En internalisant, vous avez un contrôle direct sur le processus et pouvez réagir plus rapidement aux changements ou aux urgences. Cela peut aussi permettre une meilleure intégration avec les autres fonctions financières de votre entreprise.
3. Expertise : Les experts-comptables externes apportent souvent une expertise spécialisée et une connaissance à jour des réglementations fiscales. Si vous internalisez, assurez-vous que votre équipe possède les compétences nécessaires pour gérer ces tâches efficacement.
4. Sécurité des données : En gardant ces processus en interne, vous pouvez mieux contrôler la sécurité et la confidentialité de vos données financières sensibles.
5. Temps et ressources : Évaluer si votre équipe actuelle a la capacité de prendre en charge ces tâches supplémentaires sans compromettre la qualité du travail ou les délais.

En résumé, internaliser peut offrir des avantages en termes de coût, de contrôle et de sécurité, mais nécessite une évaluation approfondie des ressources et des compétences disponibles en interne.

✅ Réduction des coûts et sécurisation

• Moins de papier, d’impression, d’envoi postal et d’archivage physique.
• Diminution du temps de traitement manuel (saisie, classement, relances).
• Accès rapide aux documents en cas de contrôle ou litige.

✅ Gain de temps et productivité

• Lecture automatique des factures (OCR).
• Intégration directe dans le logiciel comptable ou ERP.
• Workflow de validation accéléré.

✅ Conformité réglementaire

• Respect des obligations fiscales (archivage électronique, piste d’audit fiable).
• Anticipation de la réforme 2026 sur la facturation électronique obligatoire.

✅ Image professionnelle

• Processus modernisé vis-à-vis des partenaires et fournisseurs.
• Réduction des litiges grâce à une meilleure transparence, accès aux historiques de facture à tout moment

La Réforme de la Facturation Électronique (RFE) est une transformation réglementaire majeure qui impacte toutes les entreprises assujetties à la TVA en France, y compris les PME. Voici les points essentiels à connaître en tant que DAF en PME :

Objectifs de la réforme

• Moderniser la chaîne de facturation
• Lutter contre la fraude à la TVA et automatiser la transmission des données fiscales (via le dispositif d’e-reporting).

Obligations introduites

• Émission de factures électroniques au format structuré (Factur-X, UBL, CII).
• Réception obligatoire de factures électroniques via une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).
• Transmission des données de facturation à l’administration fiscale (e-reporting).
• Transmission des données de paiement liées aux encaissements.

Calendrier de mise en œuvre 

• 1er septembre 2026 :
  • Obligation de réception pour toutes les entreprises.
  • Obligation d’émission et d’e-reporting pour les grandes entreprises, ETI.
• 1er septembre 2027 :
  • Obligation d’émission et d’e-reporting pour les PME, TPE

Enjeux pour les PME 

• Choix d’une plateforme PDP compatible avec l’outil de facturation actuel.
• Formation des équipes et accompagnement au changement.
• Coûts potentiels liés à la mise en conformité (logiciels, intégration, accompagnement).

Pour en savoir plus, lire notre article dédié à la Réforme de la Facturation Electronique

Voici un plan d’action structuré pour préparer une PME à la Réforme de la Facturation Électronique (RFE) :

1. Diagnostic initial

• Cartographier les flux de facturation (clients, fournisseurs, types de factures).
• Identifier les outils utilisés (ERP, logiciels comptables, CRM).
• Vérifier la capacité actuelle à émettre et recevoir des factures électroniques.

2. Choix de la plateforme

• Sélectionner une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)
• Vérifier la compatibilité avec votre ERP ou logiciel de facturation action
• Si vous réalisez vos factures sur Excel sachez que des Solutions type Yooz vont vous permettre de créer vos factures directement, au format attendu par l’état.
• Prévoir les coûts d’intégration et de maintenance.

3. Mise en conformité technique

• Adapter les formats de factures (Factur-X, UBL, CII).
• Mettre à jour les logiciels pour intégrer les fonctions d’e-reporting.
• Tester les échanges avec la PDP.

4. Organisation interne

• Vous faire accompagner par un intégrateur compétant
• Former les équipes comptables.
• Mettre en place des procédures de contrôle et de validation des factures.
• Définir les rôles et responsabilités (DAF, comptabilité, IT).

5. Communication externe

• Informer les clients et fournisseurs de la transition.
• Mettre à jour les CGV/CGU si nécessaire.
• Vérifier que vos partenaires sont également prêts à recevoir des factures électroniques.

6. Suivi et amélioration continue

• Mettre en place des indicateurs de performance (taux de rejet, temps et délais de traitement des factures).
• Prévoir des audits réguliers de conformité.

Dans le cadre d’une directive européenne, une nouvelle mesure de sécurité baptisée Verification of Payees (VoP) est entré en vigueur le 9 octobre 2025.

Cette mesure impose aux banques, lors d’un virement SEPA ou d’un paiement instantané, de vérifier la correspondance entre le nom du bénéficiaire et son IBAN.

Son objectif est de réduire les fraudes et limiter les erreurs dans les virements, souvent irréversibles en temps réel.

Concrètement, la banque du payeur interrogera la banque du bénéficiaire et retournera un statut :

• Match : correspondance exacte
• Close match : correspondance partielle (ex. faute de frappe),
• No match : aucune correspondance (paiement à risque),
• Vérification impossible : données manquantes ou problème technique.

Ces retours pourront entraîner le rejet ou la suspension de certains paiements.

Quels sont les impacts pour les entreprises ?

Afin de garantir la continuité de vos paiements et limiter les rejets :

1. Vérifiez vos tiers : assurez-vous que tous vos bénéficiaires sont correctement renseignés dans votre comptabilité (noms exacts et IBAN à jour).
2. Anticipez des rejets : lors des premiers déploiements, de nombreux retours « No match » sont attendus, en raison de décalages entre les informations de vos systèmes et celles des banques.
3. Préparez vos processus internes : en cas de non-exécution, un lot de paiements pourra être fragmenté entre ceux exécutés et ceux refusés. Il faudra alors émettre un nouveau lot corrigé.
4. S’assurer que votre outil de communication bancaire est bien compatible avec les adaptations.