TOUSPORTS
Tousports s’envole vers le Cloud avec les solutions Cegid Finance et Cegid Paie sur le Saas OGI.
SOLUTION MISE EN PLACE
- CEGID Finance en SaasS
- CEGID Paie en SaaS
INDICATEURS CLÉS
- 600 magasins
- 130 millions d’euros de CA
- Environ 500 bulletins
Tousport, sociétaire d’Intersport et gérant quelque vingt magasins de la marque leader de la distribution d’articles de sports, a adopté les solutions de Cegid en SaaS pour gérer sa croissance.
Une croissance marquée
Intersport est le numéro un mondial de la distribution d’articles de sport. En France, ce sont plus de 600 magasins, tous gérés par des sociétaires. Tousports est l’un de ces sociétaires et gère 20 magasins de la marque Intersport dans un périmètre allant du Havre à Lorient. Basé à Agneaux, à côté de Saint-Lô, dans La Manche, le Groupe est représenté par Jacky Rihouet, qui est également président d’Intersport France. Au total, le sociétaire Tousports compte 560 collaborateurs et génère quelque 130 millions d’euros de chiffre d’affaires.
Tousports est aussi en pleine croissance ; c’est précisément pour gérer cette croissance qu’Hervé Duchesne, spécialiste depuis plus de 15 ans des fonctions back office et des multisites dans la distribution spécialisée l’a rejoint, il y a 2 ans et demi maintenant, en tant que Directeur Administratif et Financier, également en charge des SI. « Nous ouvrons un magasin en moyenne tous les six mois, notre SI doit suivre à la même vitesse notre croissance commerciale », précise-t-il.
Le système d’information du Groupe est essentiellement constitué d’un logiciel métier fourni par Intersport et d’un back-office qui repose historiquement sur la comptabilité de Cegid, installée et maintenue par un prestataire local. Mais, dans le contexte actuel de forte croissance de la société, ce prestataire a montré ses limites à l’occasion d’un premier audit interne : « il n’avait pas les moyens de développer et de réorganiser notre SI », se souvient Hervé Duchesne. « Nous n’avions pas de partage de référentiel fournisseurs ni d’harmonisation du plan comptable, par exemple. En outre, nous faisions toujours nos règlements par chèque, malgré notre croissance ».
C’est pour cela que Tousports a souhaité changer de prestataire et s’est tourné vers OGI qui a réalisé en juin 2015 un audit permettant de diagnostiquer les failles et de confirmer un plan d’actions incluant notamment une harmonisation du plan comptable et la mise en place de reporting.
Vers le Saas
« Lorsqu’on travaille en mode SaaS, dans le Cloud, le gros avantage, c’est que cela fonctionne dans tous les magasins. En outre, les collaborateurs sont en mesure d’accéder facilement au portail social », remarque Hervé Duchesne. Ce sont ces deux éléments qui ont présidé à la décision d’externaliser l’ensemble du système d’information de Tousports chez un prestataire, en l’occurrence le cloud proposé par OGI. C’est la comptabilité qui a migré vers le Cloud en premier.
« Aujourd’hui, l’ensemble de notre SI est dans le Cloud », se satisfait le Directeur Administratif et Financier. « Cela nous amène sécurité et confort, car toute la maintenance, les sauvegardes et le reste de la partie technique sont gérés par OGI. Leur Cloud n’est jamais perturbé et on peut gérer les évolutions à distance. En outre, comme ils ont vu que notre société était en croissance, ils nous ont dédiés sans partage une partie de leur espace permettant d’absorber au moins 20 magasins supplémentaires ».
Aujourd’hui, l’ensemble de notre SI est dans le Cloud », se satisfait le Directeur Administratif et Financier. « Cela nous amène sécurité et confort, car toute la maintenance, les sauvegardes et le reste de la partie technique sont gérés par OGI. Leur Cloud n’est jamais perturbé et on peut gérer les évolutions à distance. En outre, comme ils ont vu que notre société était en croissance, ils nous ont dédiés sans partage une partie de leur espace permettant d’absorber au moins 20 magasins supplémentaires;
Hervé Duchesne
Directeur Administratif et Financier
Aujourd’hui, une journée suffit pour mettre en place une nouvelle société, depuis la description d’un nouvel espace dans le Cloud jusqu’au plan comptable.
Montée en puissance
Parallèlement, dès 2015, les référentiels comptables et fournisseurs ont été harmonisés, ce qui facilite grandement la création d’une nouvelle société, les plans comptables fournisseurs et général étant disponibles de suite. « Dès que la société est créée, on peut utiliser le référentiel fournisseurs, d’autant que nous travaillons tous avec les mêmes fournisseurs », précise Hervé Duchesne. « Le consultant OGI a bien compris mes besoins et mes impératifs et a fait un gros travail ».
Ensuite, Tousports s’est attaqué aux codes reporting et au paramétrage de la solution pour faire le lien avec l’add-on Excel Power Pivot, qui permet de répliquer les données saisies dans Cegid Finance vers Excel. Cette partie a été mise en production en décembre 2015. Elle apporte rapidité dans la transmission d’information permettant d’établir les reportings mensuels et benchmark magasins à j+10 voire des demandes ponctuelles de la direction générale. « On peut croiser nos informations, faire «parler» les chiffres, avoir une vision parcellaire ou globale de notre activité. Bref, nous automatisons nos requêtes pour créer des fichiers indispensables pour des décisions efficaces et fiables » détaille Hervé Duschene.
En janvier 2016, une dernière phase a été mise en place : les virements fournisseurs. « Grâce à cela, nous pouvons effectuer des campagnes de virements et mieux articuler notre trésorerie », note Hervé Duchesne, qui rappelle que jusque-là les règlements fournisseurs se faisaient par chèques. D’autres domaines fonctionnels ont également fait l’objet d’une harmonisation, comme par exemple le lien entre les immobilisations et la comptabilité ou la partie bancaire.
Sur la partie ressources humaines, Tousports souhaitait remplacer la solution en place. Une nouvelle consultation du marché a eu lieu et le choix s’est porté sur Cegid et OGI en mars 2016, pour une mise en production à partir de juillet 2016. « Le but était d’ouvrir des accès aux directeurs de magasins afin de gérer les demandes d’embauches avec un système de workflow, de suivre et d’informer les absences ainsi que tout ce qui concerne les primes, les rémunérations supplémentaires etc.».
Cette nouvelle manière de travailler nous a vraiment apporté des gains de productivité énormes. Ce qui fait vraiment la différence, c'est l'humain : OGI a su répondre à nos besoins et nous a permis d’anticiper la dématérialisation des frais généraux depuis le mois de juillet 2017.
Hervé Duchesne
Directeur Administratif et Financier
Le plan de paie a lui aussi été harmonisé, ce qui permet aujourd’hui de voir, magasin par magasin et sans difficulté, les dépassements et les absences, “ce qui était impossible auparavant et facilite grandement la comparaison entre magasins. L’équipe OGI, par son intervenante, nous a prouvé son expertise dans notre métier et sa parfaite maitrise de cegid paie “, se satisfait Hervé Duchesne. Au passage, Tousport a également mis en place la DSN (Déclaration Sociale Nominative).
“Cette nouvelle manière de travailler nous a vraiment apporté des gains de productivité énormes“, conclut le Directeur Administratif et Financier. Et de souligner que “ce qui fait vraiment la différence, c’est l’humain : OGI a su répondre à nos besoins et nous a permis d’anticiper la dématérialisation des frais généraux depuis le mois de juillet 2017″.
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