Les tops logiciels pour vos besoins de gestion de la paie

Pour garantir la conformité de la paie dans une PME en 2025, voici les actions essentielles à mettre en œuvre en tant que DRH :

✅ Respect des obligations légales et conventionnelles

• Application du Code du travail, des conventions collectives et des accords d’entreprise.
• Intégration des mentions obligatoires sur les bulletins de paie.
• Respect du SMIC, des tranches de cotisations, des plafonds de Sécurité sociale, etc

✅ Maîtrise des déclarations sociales

• Transmission mensuelle de la DSN (Déclaration Sociale Nominative).
• Déclarations spécifiques : travailleurs handicapés, prélèvement à la source, cotisations sociales, etc

✅ Anticipation des évolutions réglementaires

• Suivi des réformes (exonérations, partage de la valeur, forfaits sociaux).
• Veille sur les priorités de contrôle URSSAF (exonérations ZRR, ACRE, etc.)

✅ Sécurisation des processus

• Utilisation d’un logiciel de paie conforme et à jour
• Archivage sécurisé des bulletins de salaire (coffre-fort numérique).
• Contrôles internes : double vérification des bulletins, audit des taux et assiettes.

Pour garantir la confidentialité des données personnelles dans un logiciel de paie, les PME doivent s’assurer que leur solution respecte les exigences du RGPD. Voici les règes à respecter :

🔐 Sécurité des accès

• Accès restreint aux seules personnes habilitées (RH, DAF, prestataire paie).
• Authentification forte (mot de passe complexe, double authentification).
• Journalisation des accès et des modifications (traçabilité).

📁 Cloisonnement et centralisation des données

• Chaque salarié doit disposer d’un dossier individuel.
• Les données ne doivent pas circuler par email ou fichiers partagés non sécurisés
• Utilisation de coffres-forts numériques pour la remise des bulletins de paie.

📜 Respect des principes RGPD

• Finalité : les données doivent être collectées uniquement pour la gestion de la paie.
• Pertinence : seules les données strictement nécessaires doivent être traitées.
• Durée de conservation : 5 ans maximum après le départ du salarié
• Information : les salariés doivent être informés de l’usage de leurs données (via le contrat de travail ou une note d’information)

⚠️ Sanctions en cas de non-conformité

• Avertissement ou mise en demeure par la CNIL.
• Amendes jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires mondial ou 20 millions d’euros

En tant que DRH, vous pouvez exploiter les données issues de la DSN (Déclaration Sociale Nominative) pour produire des reportings RH fiables et réguliers. Voici comment :

✅ Nature des données disponibles dans la DSN

La DSN contient des informations précieuses sur :

• Les effectifs (entrées, sorties, contrats en cours)
• Les rémunérations (brutes, nettes, primes, heures supplémentaires)
• Les absences (maladie, congés, maternité)
• Les cotisations sociales par organisme
• Les statuts, catégories socio-professionnelles, temps de travail

📊 Types de reportings RH possibles

À partir des DSN, vous pouvez générer :

• Tableaux de bord sociaux (effectifs, masse salariale, turnover)
• Suivi des absences et des arrêts maladie
• Analyse des coûts salariaux par service ou type de contrat
• Reporting égalité professionnelle (écarts de rémunération, parité)
• Préparation de la BDESE (Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales)

🛠️ Conditions pour exploiter les DSN

• Utiliser un logiciel de paie capable d’extraire et structurer les données DSN
• Disposer d’un outil de reporting pouvant exploiter ces données, et proposant les tableaux de bord RH pré paramétré (ex MyReport)

Voici les signes clés indiquant qu’il est temps de changer de logiciel de paie dans une PME :

🕒 Perte de temps ou erreurs fréquentes

• Saisie manuelle trop lourde.
• Erreurs récurrentes dans les calculs ou les déclarations.
• Redressement à la suite d’un contrôle Urssaf
• Difficulté à corriger les anomalies ou à obtenir des explications de la part du prestataire

📈 Croissance ou évolution de l’entreprise

• Augmentation du nombre de salariés ou de sites.
• Besoin d’intégration avec un SIRH, un ERP ou un logiciel comptable.
• Décision d’internalisation de la paie.

🧩 Mauvaise compatibilité ou intégration

• Difficulté à exporter les données
• Pas de connecteurs avec vos outils RH ou financiers.