Gedivote – Lucca / Cegid
Gedivote s’appuie sur OGI pour accélérer sa transformation digitale et accompagner sa croissance !
Gedivote est un éditeur de logiciel en pleine croissance, qui a développé une expertise reconnue en France dans le domaine du vote électronique.
La société qui compte 40 collaborateurs propose à plus de 1.000 clients des solutions de vote par Internet répondant aux critères les plus exigeants de sécurité.
Afin d’accompagner son développement, Gedivote a mené un projet complet de refonte de son système d’information (SI) de gestion et finance. Pour conduire cette transformation, Gedivote s’est appuyée sur la société FAAS et plus particulièrement sur Thomas Belkowiche, Directeur Administratif et Financier à temps partagé qui a piloté l’ensemble ainsi que sur les équipes d’OGI pour l’intégration.
« L’objectif de Gedivote était d’optimiser et automatiser l’ensemble des processus RH et financiers. La question d’un ERP qui couvre tout le périmètre ou de plusieurs logiciels interconnectés s’est rapidement posée. Nous avons opté pour la seconde option afin de répondre aux exigences spécifiques de notre métier et notre organisation » explique Erwan Léauté, Directeur Général de Gedivote.
Fiabiliser le suivi RH avec Lucca
Un premier projet a été mené pour dématérialiser la gestion des Ressources Humaines (RH) et des notes de frais. L’objectif était de fiabiliser le suivi administratif, de répondre aux enjeux légaux mais aussi de mettre à disposition une solution intuitive et efficace pour l’ensemble de l’équipe.
« La volonté était de proposer aux collaborateurs de Gedivote une expérience de travail améliorée avec des outils intuitifs. En tant qu’éditeur de logiciel, Gedivote propose à ses clients une solution ergonomique avec des parcours utilisateurs très aboutis. Il était donc fondamental d’avoir la même approche avec les applications tierces sélectionnées pour les usages internes de l’équipe. » explique Thomas Belkowiche.
Gedivote a ainsi déployé avec OGI différentes solutions RH de l’éditeur Lucca : gestion des congés payés Timmi Absences, suivi des temps Timmi Temps, gestion des notes de frais Cleemy, dématérialisation des bulletins de Paie Pagga. Sans oublier la dématérialisation des tickets restaurants avec la solution Swile.
Un ERP synchronisé avec le CRM
Fort de cette première collaboration réussie, un nouveau chantier a été lancé autour de la mise en place d’un ERP en lien avec le CRM.
« Nous facturons en mode projet avec un certain niveau de complexité. Le nombre de projets augmentant, nous avons revu nos procédures pour avoir une traçabilité totale sur les projets du CRM jusqu’à la comptabilité. De cette façon, nous souhaitions pouvoir réconcilier efficacement les marges de gestion et les marges comptables. » raconte le Directeur Financier à temps partagé.
Après la mise en place de la solution CRM Hubspot, une expression de besoin a été rédigée en interne pour décrire les attentes en termes d’ERP et notamment sur la synchronisation nécessaire entre les 2 outils. Plusieurs éditeurs ont été identifiés et l’ERP Cegid a retenu l’attention de Gedivote.
« L’ERP Cegid est un outil complet qui répond bien aux besoins exprimés et OGI avait déjà travaillé sur une API entre Hubspot et Cegid. D’autre part, au-delà des critères techniques, c’est aussi la qualité de l’accompagnement d’OGI qui a été un critère déterminant. Nous étions très satisfaits de leur accompagnement sur le déploiement des solutions de l’éditeur Lucca. Nous étions pleinement confiants dans le choix du binôme Cegid-OGI ! » précise Thomas Belkowiche.
« Dès la phase d’avant-vente, le suivi et l’expertise des équipes OGI ont été parfaits, avec une forte réactivité très rassurante pour la suite et qui s’est confirmée dans le traitement des demandes que l’on a pu avoir au cours du projet et après la mise en production. »
Thomas Belkowich – Directeur Financier
Un accompagnement à toutes les étapes du projet
La première étape du projet a été de transformer le cahier des charges métier en cahier des charges fonctionnel. « L’ERP occupe une place centrale, l’expression du besoin est une étape clé. La capacité d’OGI à appréhender les spécificités de notre activité ainsi que nos procédures a été remarquable. »
Ensuite, les phases de paramétrage, de recette et de mise en production ont duré 2 mois. Enfin, l’accompagnement sur les premiers mois de production a été à l’image de toute la collaboration avec OGI. « C’est sécurisant d’avoir une équipe d’assistance disponible et réactive » ajoute-t-il.
Pour compléter le SI Finance, Gedivote a retenu la solution de gestion E-Finances proposée par OGI couplée à un canal EBICS TS pour la liaison entre l’ERP Cegid et les banques. L’objectif étant de poursuivre dans cette logique d’optimisation de l’ensemble des tâches.
Une direction financière transformée
« Après plusieurs mois d’utilisation, dans une période d’activité forte, nous avons pu roder les nouveaux processus. Nous constatons que la mise en place de tous ces nouveaux outils a rendu le quotidien plus facile. C’est très satisfaisant de pouvoir traiter un volume d’activité plus important avec un impact limité sur l’augmentation du temps de travail. De plus, l’équipe peut maintenant travailler sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. » indique le Directeur Financier à temps partagé.
« En 18 mois, nous avons véritablement transformé notre système d’information dans son intégralité. Nous avons fiabilisé les données de bout en bout, depuis le CRM jusqu’à la comptabilité. Aujourd’hui, tout est tracé et nous pouvons réconcilier facilement les marges de gestion avec les marges comptables ; nous disposons d’une piste d’audit fiable. Notre objectif est atteint car la direction financière est en capacité d’accompagner la croissance actuelle et future de Gedivote » conclut-il.