Mytilimer - La Cancalaise
Le groupe Breton Mytilimer – La Cancalaise met en place Clearnox, la solution cloud de recouvrement de créances clients.
Leader européen dans la commercialisation et la distribution de la moule de bouchot et acteur incontournable sur l’ensemble de la filière des produits issus de la mer, le groupe breton Mytilimer – la Cancalaise compte aujourd’hui 9 sociétés et 150 collaborateurs principalement dans le grand Ouest.
Fort de ses 20 ans d’existence, le Groupe Mytilimer-La Cancalaise propose un panel complet de produits issus de la mer de la production à l’assiette avec l’ambition permanente de limiter son impact sur l’environnement.
CONTEXTE ET BESOIN
Historiquement, le processus de recouvrement des créances clients n’était pas clairement établi ni outillé, et les pratiques de relance étaient propres à chacune des entités.
« Nous n’avions pas de visibilité sur qui nous devait de l’argent, s’ils avaient été relancés, et quand. Le seul moyen d’avoir ces informations reposait sur une extraction de données depuis notre logiciel comptable, soit un fichier Excel avec des données valables pendant un temps limité. » explique Christophe Kowal, directeur administratif et financier du groupe.
Dans tout business, la bonne gestion du cash est essentielle. Pour être efficaces dans le recouvrement, nous avions besoin d’avoir à la fois une vision de la position de l’encours de nos clients à l’instant T, de pouvoir partager ces infos avec l’équipe commerciale, et d’avoir une vision globale pour piloter et reporter auprès de la direction générale.
Christophe Kowal
Directeur Administratif et Financier du groupe Mytilimer - La Cancalaise
Fort d’un premier projet réussi de dématérialisation des notes de frais, OGI et le groupe Mytilimer – la Cancalaise ont poursuivi leur collaboration avec la mise en place de Clearnox, solution Cloud de suivi et relance de factures.
LE PROJET
La première étape du projet consistait à échanger en atelier d’analyse pour approfondir l’expression de besoins réalisée en interne lors de la rédaction du cahier des charges.
Nous avions notamment besoin d’organiser la relance en s’adaptant aux profils très diversifiés des clients du groupe. Nous ne pouvons pas relancer de la même manière un poissonnier commerçant ou un acteur de la grande distribution.
Christophe Kowal
Directeur Administratif et Financier du groupe Mytilimer - La Cancalaise
« Avec OGI, nous avons décidé d’un déploiement progressif, d’abord sur les 3 plus importantes sociétés du groupe qui traitent environ 1200 clients et 60 000 factures par an. »
La solution Clearnox étant en mode Saas, le déploiement a été rapide : le consultant OGI a installé le connecteur standard fourni par l’éditeur, et des requêtes SQL ont été adaptées pour permettre la synchronisation avec l’outil comptable Quadra.
Cette synchronisation permet de récupérer les écritures comptables et les fiches clients du logiciel comptable, et d’offrir via Clearnox une vue complète et à jour des positions clients.
« Les comptables font le rapprochement bancaire et Clearnox remonte l’encours chaque matin : il faut moins de 5 minutes pour avoir une information fiable ! » s’enthousiasme le directeur administratif et financier.
L’interface de Clearnox est simple et intuitive : le design des tableaux permettent de savoir facilement qui doit combien, d’identifier les actions à mener, les litiges, les promesses de paiement. Le Top 10 et le scoring mauvais payeur permettent d’identifier immédiatement les clients sur lesquels agir.
Plusieurs scénarios de relance ont été paramétrés dans Clearnox avec des messages successifs et variés : d’abord un email de prévenance, puis plusieurs relances, jusqu’au message de remerciement. L’automatisation permet en quelques clics de relancer plusieurs dizaines de sociétés tout en adaptant le discours en fonction du profil et de l’étape de relance.
Bénéfices
« Le message de prévenance, je n’y croyais pas mais ça marche extrêmement bien » confie Christophe Kowal. « Par ce biais, certains clients nous indiquent ne pas avoir reçu la facture d’où l’absence de règlement ; ou au contraire que la facture a bien été reçue et que le règlement a été émis, ce qui nous permet d’anticiper ces paiements. »
« D’autres clients nous devaient de l’argent depuis 2 ans : en envoyant 2 à 3 emails de relance automatisés, nous avons récupéré ce cash immédiatement et avec des intérêts de retard paramétrables dans la solution. Ce ROI immédiat a été un déclic et a facilité l’appropriation de la solution par les utilisateurs du groupe. »
Aujourd’hui, pas besoin d’être comptable pour faire de la relance ! Deux collaborateurs qui ne font pas partie de l’équipe comptable utilisent la solution Clearnox tous les jours pour gérer le recouvrement : on n’y parle pas de balance âgée ou de crédit clients, c’est très visuel, la pri;se en main a été rapide
Christophe Kowal
Directeur Administratif et Financier du groupe Mytilimer - La Cancalaise
La solution permet en outre d’être informé régulièrement grâce au cash reporting qui est transmis chaque jour par email ou sur mobile.
« Aujourd’hui, je sais dire au jour le jour combien j’ai de cash dehors, quel sont mes délais de retards. Je peux communiquer avec les commerciaux qui peuvent voir sur Clearnox où en sont leurs clients à la facture près. C’est un outil qui nous permet clairement de gagner du temps et de l’argent ! » conclut Christophe Kowal.
Après un déploiement efficace sur le premier lot de trois sociétés, la suite du projet est planifiée pour équiper le reste du groupe avec Clearnox, la solution de suivi et relances de factures.
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